Pmonline.ru

Пром Онлайн
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Почта России» вступила в войну с бумажными письмами. Она переводит их в цифру и отправляет по e-mail

«Почта России» вступила в войну с бумажными письмами. Она переводит их в цифру и отправляет по e-mail

«Почта России» начала оцифровывать бумажные письма своих корпоративных клиентов и отправлять их им на почту или прямо в систему электронного документооборота. Оцифровкой писем занимаются сотрудники ведомства. Они вскрывают бумажную корреспонденцию и сканируют содержимое конвертов при помощи специализированного ПО ABBYY. Сервис позволяет сократить расходы на работу с письмами приблизительно на треть.

Из бумаги в цифру

«Почта России» запустила новый сервис по оцифровке любой бумажной корреспонденции. Как сообщили CNews представители ведомства, все письма будут переданы адресатам в электронном виде, например, в виде скан-копий или в виде полноценной электронной копии с возможностью редактирования.

Такие копии «Почта России» будет либо отправлять своим клиентам по электронной почте, либо загружать их непосредственно в систему электронного документооборота компании. Для реализации этого метода необходимо, чтобы эти система была интегрирована с ИТ-сервисами «Почты России».

Новый сервис доступен исключительно корпоративным клиентам ведомства, включая как частные компании, так и предприятия из госсектора. Представители «Почты России» сообщили CNews, что в число первых клиентов пожелавших опробовать нововведение, входят несколько госорганизаций, а также компании из медицинской и строительной сфер.

Польза от нового сервиса

Нововведение «Почты России», по утверждению ее представителей, нацелено в первую очередь на компании, регулярно имеющие дело с большими объемами бумажных писем. В первую очередь это банки, сетевые поставщики продуктов и т. д.

poch600.jpg

Оцифровка таких писем позволяет компаниям экономить деньги на курьерской доставке. Бумажная корреспонденция будет оцифрована в отделениях «Почты России» и отправлена в электронном виде.

Новый сервис также позволяет компаниям не тратить время в ожидании курьера, который может, к примеру, попасть в пробку. По заверениям сотрудников «Почты России», доставка писем в электронном виде занимает не более минуты.

С финансовой точки зрения переход на электронную корреспонденцию снижает расходы компании на обработку бумажных писем приблизительно на треть, согласно расчетам «Почты России». «По нашим подсчетам, компании в среднем тратят около 35 тыс. руб. на обработку каждой тысячи бумажных писем от государственных органов, партнеров или клиентов. Сервисы оцифровки позволяют снизить этот показатель до 25 тыс. руб. <…>. Обработка одного документа обойдется заказчику в среднем в 20 руб.», – сообщил CNews директор департамента новых проектов «Почты России» Кирилл Буртный.

«Кроме прямого экономического эффекта, сокращается время доставки корреспонденции, больничные и отпуска сотрудников документооборота не влияют на обработку потока писем, поломки оборудования не становятся причиной задержки подготовки официального ответа. Поступление нежелательной корреспонденции отсекается силами Почты и не отнимает время сотрудников организации», – добавил Кирилл Буртный.

Техническая реализация и тарифы

Оцифровка всех бумажных писем в рамках нового сервиса «Почты России» осуществляется при помощи платформы ABBYY FlexiCapture, используемой для потоковой обработки информации из различных документов. Например, она может в автоматическом режиме распознавать текст письма и всех приложенных к нему документов.

Клиенту отправляется электронная копия документа в формате PDF. По информации «Ведомостей», расценки на услугу варьируются от 4,8 руб., которые «Почта России» попросит за оцифровку одной страницы документа, и до 60 руб. В эту сумму компания оценивает внесение документа в систему документооборота клиента.

Письма будут вскрывать

Все письма, которые необходимо оцифровать и передать адресату в электронном виде, будут вскрыты сотрудниками «Почты России». Во избежание каких-либо претензий со стороны клиентов, а также для защиты коммерческой и конфиденциальной информации, прежде, чем приступить к «цифровизации» писем, «Почта России» подписывает со всеми клиентами соглашение о неразглашении данных.

Судьба оригиналов документов, прошедших через процедуру оцифровки, остается неизвестной. Также нет данных, как «Почта России» планирует пресекать распространение данных из корреспонденции своими сотрудниками, осуществляющими вскрытие писем и их перевод в электронный вид.

«Почта России» оцифровала «Самолет»

В числе первых клиентов «Почты России», пожелавших оцифровать свой документооборот, стала девелоперская группа «Самолет», сообщили CNews представители «Почты России». В рамках пилотного проекта в период с февраля по июнь 2021 г. было оцифровано свыше 5000 документов «Самолета».

poch601.jpg

Это приблизительно 50 тыс. страниц или около половины всего потока документов группы. После запуска сервиса «Самолет» заключила контракт с «Почтой России» на дальнейшую оцифровку. Перевод всего документооборота девелоперской группы стороны планируют завершить до конца 2021 г.

«Проект оцифровки корреспонденции и переход на электронные заказные письма помогут группе «Самолет» сэкономить на процессах документооборота до 20% расходов по направлению. Кроме того, благодаря переводу входящей корреспонденции в электронный вид, мы практически полностью исключили риск несвоевременного получения почтовых отправлений», – сообщил CNews руководитель управления внутреннего аудита группы «Самолет» Дмитрий Волков.

Планы на ближайшее будущее

«Почта России» планирует развивать свой новый сервис. Например, до конца 2021 г. в нем появится автоматическая классификация корреспонденции по типам документов и темам писем. Также в планах увеличение количества полей, извлекаемых из документов в автоматическом режиме. «Это сократит затраты заказчиков на ввод данных, а также обеспечит возможность адресной маршрутизации получаемой корреспонденции ответственным менеджерам внутри компаний», – утверждают представители ведомства.

Читайте так же:
Можно ли найти видео по картинке

По данным «Ведомостей», в течение первого года работы своего нового сервиса «Почта России» намерена перевести в электронный вид 6 млн страниц документов своих клиентов.

Можно ли отправить факс по почте?

В меню Файл выделите пункт Создать, а затем выберите команду Сообщение. Появится форма для создания сообщений. В строке Кому выполните одно из следующих действий. Выберите получателя факса в своем списке личных контактов или в глобальном списке адресов организации.

Как можно отправить документы по факсу?

  1. Откройте крышку, обычно для этого есть небольшая кнопка на боковой панели.
  2. Вставьте лист в специальный лоток лицевой стороной обязательно вниз. …
  3. Позвоните адресату, сообщите о пересылке факса, количестве отправляемых страниц.
  4. Когда адресат готов принять документ, он отвечает: «Стартуем».

Как отправить факс через почту Gmail?

Отправка факса из Gmail

  1. Создайте новое сообщение электронной почты в Gmail, либо в приложении, либо через интерфейс браузера, нажав или нажав кнопку Создать .
  2. Введите номер факса получателя (включая код города) в поле Кому , а затем домен вашего поставщика факсов.

Как отправить факс в другую страну?

Отправка факса за границу (добавление пауз)

  1. Нажмите [ ] (ФАКС/КОПИРОВАНИЕ) для включения экрана режима факса.
  2. Нажмете кнопку [ ] (Повтор/Пауза), чтобы добавить паузу в нужное место.
  3. Пауза по умолчанию — две секунды*. …
  4. Нажмите кнопку [ ] (Повтор/Пауза), чтобы добавить паузу в конец номера факса или телефонного номера (если требуется), затем нажмите [OK].

Какой стороной вставлять бумагу в факс для отправки?

Документ для отправки надо подготовить, перевернув его лицом вниз (от себя) и шапкой вверх. так, чтобы край листа совпадал с направляющей линией на факсе. 3 Снимите трубку и наберите нужный вам номер телефона абонента, которому надо отправить факс.

Как отправить письмо по факсу через Интернет?

Если у вас нет факсимильного аппарата, можно отправить факс через интернет.

Механизм их работы прост:

  1. Заводите аккаунт.
  2. Заходите в него.
  3. Жмете кнопку «Отправить факс».
  4. Загружаете нужный файл.
  5. Сервис отправляет документ посредством своего сервера.

Как отправить факс с айфона?

Инструкция, как отправить Факс используя iPhone.

Нажмите на кнопку «Home»(«Домой» круглая кнопка в самой нижней части вашего iPhone). Разблокируйте ваш телефон путем передвижения зеленого бегунка сторону и нажмите на иконку AppStore. Введите в область поиска слово «Fax» без кавычек и нажмите кнопку поиск.

Как отправить факс без аппарата?

  1. Введите информацию об отправителе. …
  2. Введите информацию о получателе. …
  3. Нажмите Обзор. …
  4. Выберите документ Word или PDF, который нужно отправить. …
  5. Нажмите Открыть. …
  6. Добавьте сопроводительный текст. …
  7. Введите код подтверждения. …
  8. Нажмите Send Free Fax Now (Отправить бесплатный факс).

Что нужно чтобы отправить факс с компьютера?

ОТПРАВКА ФАЙЛА PC-FAX С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ИНТЕРФЕЙСА ПРИЛОЖЕНИЯ В СТИЛЕ ФАКСА (РЕКОМЕНДУЕТСЯ):

  1. Создайте файл с помощью любого приложения на компьютере.
  2. В меню Файл выберите Печать. …
  3. В окне печати выберите в качестве принтера BROTHER PC-FAX.
  4. Нажмите Печать / OK (в зависимости от приложения и операционной системы).

Как правильно работать с факсом?

Ручной режим подразумевает следующий порядок действий: подняли трубку, в ответ услышали фразу «Примите, пожалуйста, факс» либо характерный сигнал факса, ответили «Принимаю/стартую» или в стиле Юрия Гагарина – «Поехали!», нажали на зеленую кнопку «Fax/Start» и ждёте полной распечатки факса.

Как подключить компьютер к факсу?

Как подключить факс к компьютеру

  1. Для начала, нужно зайти в системную директорию «Панель управления» и выбрать графу «Установка и удаление программ». …
  2. Перед вами появится список компонентов для установки. …
  3. Если во время установки, ваш компьютер распознаёт устройство, то у вас во вкладке «Принтеры и факсы» появится соответствующий ярлычок.

Можно ли отправить факс с мобильного телефона?

Чтобы отправить факс с мобильного телефона, вы можете загрузить приложение факса, доступное на iPhone, Android или Blackberry, но если у вас есть другой смартфон, вы также можете отправить факс по электронной почте. … Получите доступ к своей электронной почте со своего смартфона и отправьте факс по электронной почте.

Как отправить факс с принтера Canon?

(Print…) в меню Файл (File)). В поле Выбор принтера (Select Printer) или Название (Name) диалогового окна Печать (Print) выберите пункт Canon XXX series FAX (где «XXX» — название модели).

  1. Подробное описание допустимых символов см. …
  2. Можно отправлять факсы, даже если введен только Номер факса (Fax Number).

Как отправить факс через телефон и принтер HP?

Отправка факсов из меню печати документа: откройте документ, который необходимо отправить по факсу, выберите Файл > Печать > Принтер, выберите принтер, в названии которого содержится слово «Fax» (например: Fax — HP OfficeJet Pro 6970), затем выберите Печать, чтобы открыть окно Отправка факса, в котором следует ввести …

Шпаргалка по сервисам отправки факсов на электронную почту

В наш век интенсивных бизнес-контактов, когда телефоны/факсы буквально разрываются от напора клиентов, когда слова “важно” или “срочно” стали уже обыденными в современной бизнес-среде, некоторые даже не подозревают, что многие (если не все) проблемы факс-сообщений уже давно решены и автоматизированы. Сегодня мы рассмотрим самые популярные интернет-сервисы fax2email (и наоборот email2fax), которые есть на западном рынке и начали появляться на отечественном.

Читайте так же:
Можно ли тормозить не выжимая сцепление

Перед тем, как приступить к обзору, давайте сначала хотя бы вкратце поясним смысл работы подобных сервисов. Если традиционный факс работает всегда с клиентом напрямую через телефонную линию и вы сами лично решаете все монотонные проблемы дозвона, вставки документов и согласования режима работы, то подобные интернет-сервисы, подобно шлюзам, выступают посредником в вашем общении с клиентом. Как правило, в качестве такого посредника выступает крупный call-центр, который берет на себе решение многих чисто технических проблем (например, номер вашего клиента часто занят, плохое качество сигнала и прочее). Через подобные интернет-шлюзы обычно вы можете как отправлять факсы, так и принимать их, управляя всем процессом через веб-интерфейс оператора или его специализированную программу.

Давайте теперь перейдем к обзору платных факс-сервисов. Начнем с российских компаний, а завершим наш обзор их западными аналогами.

Гравител

Компания “Гравител инфокоммуникации” с ноября 2010 года ввела в спектр оказываемых услуг предоставление нового сервиса — Fax to E-mail. Одной из отличительных особенностей Гравител является её сильная ориентация на групповую работу. В том числе, полученный факс может быть отправлен сразу группе подписчиков услуги, кроме того, по заранее заданному фильтру вы можете автоматически “разбрасывать” входящие факсы по почтовым ящикам заданных получателей. Компания ориентируется на абонентский тип оплаты своих услуг, например стоимость подключения одного сотрудника стоит на данный момент 500 рублей. Данный сервис очень функционально насыщен, вместе с тем, стоимость его использования выше средних цен на данном рынке. Гравител уделяет очень большое внимание поддержке своих клиентов: имеются обучающие видеоролики на каждую услугу предложенную на сайте, кроме этого на сайте имеется онлайн-консультант, готовый в любой момент помочь и подсказать, если вам что-то непонятно.

Роснет

Следующей из российских компаний можно назвать Роснет, входящую в группу ЦентрТелеком, крупного телекоммуникационного игрока, в том числе, предоставляющая услуги “fax на e-mail”. Тарифы здесь немного дороже, чем у конкурентов, вместе с тем, будучи крупным игроком, Роснет может предлагать достаточно эксклюзивные услуги, например, в качестве входящего номера для факса вашей компании за дополнительную плату вы можете выбрать практически любые телефонные номера: городские московские, федеральные мобильные, номера телефонов любых регионов РФ и даже других стран. В Роснет отправитель факса для вашей компании должен, набрав единый для всех клиентов московский номер (если не заказан другой), после голосового приглашения ввести сначала ваш добавочный короткий номер (уникальный для каждого клиента). Принимаемые на данный номер все факсимильные сообщения будут в любое время суток автоматически перенаправлены на адрес электронной почты, указанный в договоре.

ExCall

Другой крупный российский оператор по оказанию услуги “fax на e-mail” – это ExCall. Здесь эта услуга поставляется сразу в числе пакета многочисленных услуг под названием «Виртуальный офис», который позволяет максимально автоматизировать и настроить под себя все ваши телефонные контакты. Включает весь спектр факс-услуг, в том числе пока не очень распространенные на российском рынке, такие как “факс по запросу” или “факс-рассылка”. Другая приятная особенность, это наличие как московского, так и санкт-петербургского офиса компании, впрочем, с совершенно разными абонентскими тарифными планами для этих городов.

FaxService

Следующий сервис предлагает довольно интересную систему оплаты. При отправке оплата будет взиматься только за успешно доставленные факсовые сообщения. В самом деле, отправляя страницу факсимильного сообщения обычным способом, в 90 случаях из 100 вы платите телефонному оператору как минимум за 2-3 минуты телефонного соединения с абонентом, здесь же тарифицируется только количество отправленных страниц безотносительно ко времени проведенному на линии. Компания также уделяет особое внимание качеству отправки факсов – в большинстве случаев, текст на документе отправленном через FaxService будет гораздо лучше читаться и смотреться, чем если бы он был отправлен через обычный факс. В качестве дополнительных бонусов, у этой компании хорошо продуманный кабинет пользователя, а также предоставляется самый широкий спектр операцией с факсом, в том числе “факс по запросу” или “факс-рассылка”.

McNord

MсNord позиционирует себя как инновационная компания, которая физически расположена в Санкт-Петербурге. Кроме уже стандартных сервисов “e-mail на fax” и “ fax на e-mail” , компания позволяет рботать и с телексом, а также аналогично отправлять через свой шлюз документы или сообщения между терминалами Инмарсат C (международная судовая связь), установленными на всех судах, находящихся во всех районах мировых океанов. Кроме того, с вашего виртуального офиса имеется шлюз на систему Stratos MobileLink — это удобный и очень недорогой способ звонить с обычных офисных или мобильных телефонов на спутниковые телефоны по всему миру. Интересно, что кроме веб-интерфейса компания создала и сопровождает собственную программу MCSWin для удобного управления всеми сервисами этого оператора непосредственно с вашего компьютера. Имеется также и серверный вариант этой программы MX-Server, который может использоваться для подключения к своей системе клиентов из таких известных корпоративных решений, как Lotus Notes, MS Exchange, Novell GroupWise и любых пользователей обычных почтовых программ на основе протокола SMTP. Несмотря на такой серьёзный интеграционный подход (и, надо признать, очень удобный на практике), компания McNord старается держать свои цены ниже, чем у конкурентов. Из недостатков следует отметить малоинформативный сайт, на котором нет тарифов на услуги в открытом доступе.

Читайте так же:
Можно ли электрорубанком строгать крашенные доски

WestCall

Ещё одна питерская компания ВестКолл предлагает весь спектр услуг для удобной работы с факсом. Для работы с сервисом используется свой пакет программ NV FaxManager Client. Эта компания обладатель множества различных наград, это и диплом «Победитель конкурса Инновационный продукт Санкт-Петербурга-2010», и “Компания года в Санкт-Петербурге” и многие другие. Другая отличительная особенность — ВестКолл выдает вам персональный номер, единый для Санкт-Петербурга и Москвы, то есть в вашем номере будут отличаться только коды межгорода. Таким образом, вы можете обеспечить своё присутствие сразу в обоих “столицах” России. Совсем скоро у ВестКолл появятся сервисы и “прямые номера” и в других крупных городах России.

K7

Переходим к обзору зарубежных сервисов и начнем с несколько минималистского по функциональности сервиса — K7, который обслуживает только входящие звонки, в том числе и факсы. Все голосовые сообщения, будут перенаправлены вам в виде звукового файла (например, в .mp3). В обоих случаях вы платите только фиксированные 7 центов за один принятый звонок/факс. Девиз этого сервиса – ничего лишнего, — удачное сочетание минимализма с простотой и доступностью.

InterFax

Этот сервис отличается прежде всего своим географическим охватом: позволяет рассылать факсы по всему миру. Требуется внести предоплату (для каждой страны она своя), после чего можно начинать сразу работать. Из отличительных особенностей имеется возможность шифровать послания отсылаемые на e-mail, поэтому канал между вами и сервисом всегда защищен от перехвата данных. Также имеется API, который позволяет прозрачно встроить сервисы этого интернет-сайта на свой личный сайт – использование этого API бесплатно.

Protus

У этого сервиса все более-менее похоже на выше описанные возможности, за исключением одной черты. Факс с вашего e-mail у него можно отправлять даже не заходя на сам сайт, например, отправив своё письмо-факс прямо из вашего почтового клиента на e-mail сервиса вида 15551234567@protusfax.com, таким образом, это послание сразу будет сброшено на факс с номером +1-555-1234567, а в ответ вы получите e-mail с датой и временем доставки вашего факса.

eFax

Отличительная особенность этого крупного специализированного на факсах сервиса состоит в том, что кроме стандартного платного варианта использования он предлагает также и режим бесплатной работы, в котором можно принимать до 130 входящих факсов в месяц.

В заключение стоить отметить, что большинство подобных сервисов предоставляют на самых разных условиях режим пробного использования, так что почти всегда есть возможность заранее оценить подходит ли вам то, за что вы собрались заплатить деньги. Лично наш опыт использования бесплатных сервисов email2fax скорее негативен, поэтому мы рекомендуем всё-таки использовать платные аналоги во избежание потери деловых факсов или различной путаницы и ошибок, свидетелями которых мы были при эксплуатации бесплатных сервисов.

Юридическая сила документов, передаваемых по факсу и электронной почте. Отправка факса Можно ли отправить факс на почте

Факс (англ. Fax, сокращ. от facsimile, от лат. fac simile, что значит — «делать одинаково»).
Передача факсимильного сообщения (факс-сообщения) — передача изображения (с помощью электрических сигналов) на расстояние. Переданный факс имеет вид исходного документа; здесь могут быть видны все печати и подписи, а так же произвольные рисунки и надписи от руки, только, преимущественно, в черно-белой цветовой гамме.

Так как же отправить факс?

Для отправки факса вам потребуются:
— факс-аппарат (у вас);
— факс-аппарат, заряженный бумагой и картриджем (если это лазерный или струйный факс), у того, кому вы отправляете документ;
— а также, естественно, документ для отправки.

1 Документ для отправки надо подготовить, перевернув его лицом вниз (от себя) и шапкой вверх.

2 Подготовленный таким образом документ вставьте в отделение для приема бумаг на отсылку (в автоподатчик документов), так, чтобы край листа совпадал с направляющей линией на факсе.

3 Снимите трубку и наберите нужный вам номер телефона абонента, которому надо отправить факс.

4 Дождавшись ответа, сообщите ему, что планируете отправить факс для него. Ваш собеседник должен ответить, что он готов «стартовать» — то есть нажать на кнопку «старт». Когда кнопка «старт» с той стороны нажата, вы услышите в трубке факса характерный тональный гудок, напоминающий звук загрузки интернета через телефон (звук модема). Услышав такой звук, нажмите на кнопку «старт» (Start) на своем факсе. До тех пор, пока факс-сообщение не отправится до конца, не кладите телефонную трубку.

5 Лист документа должен начать медленно исчезать в факсе и появляться с другой стороны аппарата. Если листов для отправки несколько, то их надо сложить стопкой в автоподатчик факса (как правило не более 10 листов). Если факс не позволяет сразу положить стопку листов на отправку, тогда, чтобы вставить следующий, дождитесь пока первый лист полностью зайдет в факс-аппарат и только тогда подавайте следующий лист.

6 После того как лист документа вышел с другой стороны, дождитесь ответа собеседника, которому отсылаете факс-сообщение. Осведомитесь, виден ли текст, рисунок, печать — т.е четко ли прошел факс. Если нет, повторите процедуру. Если оборвалась связь — перезвоните.

Полезный совет:
Для того, чтобы не повредить факс, не вставляйте в него документы, скрепленные скобами или скрепками.

Дополнительную информацию сможете почерпнуть в соответствующих инструкциях пользователя. К примеру —

Читайте так же:
Можно ли смешивать кипяченую воду с сырой

Отправить факс также можно с помощью технологий интернета. Наиболее простая — отправка с помощью электронной почты

Если вы один из тех невежд, которые никогда прежде не слышали про факс, или когда-то знали, но забыли, то в таком случае пора освежить вашу память и узнать больше о новых технологиях. Учтите, что существует огромное количество разновидностей факсимильных аппаратов, поэтому вам следует предварительно изучить инструкцию по эксплуатации этого устройства, которая поставляется в комплекте. Использование большинства факсимильных аппаратов подразумевает предварительную отправку сопроводительного письма, а затем набор номера и отправку непосредственно факса.

Перед отправкой факса

Создайте сопроводительное письмо. Факсимильные аппараты часто используются всеми сотрудниками офиса или определенной группой людей. Так как прочесть факс может любой из находящихся поблизости работников, отправка сопроводительного письма может оказаться хорошей идеей. Оно будет гарантом того, что ваш факс получит нужный человек.

    включает в себя ФИО получателя, содержание факса и количество его страниц. Также в нем должна быть информация об отправителе, такая как ФИО и номер факса, благодаря чему получатель сможет отправить ответ при необходимости.

Наберите номер факса. Далее необходимо набрать номер факса, так же как вы обычно набираете телефонный номер. На большинстве новых факсимильных аппаратов нет необходимости вводить код для передачи документа в пределах города, однако для междугородней отправки это все еще необходимо. Некоторые факсимильные аппараты требуют ввод междугороднего кода вне зависимости от вашего местоположения. Выясните это самостоятельно или расспросите кого-то о вашем аппарате.

  • Код страны (например, России соответствует цифра ”7” в начале номеров телефонов и факсов) также иногда применим для местных звонков, но только в сочетании с кодом региона. Использование кода страны необходимо почти всегда при использовании международной связи.
  • Также для связи на дальние расстояния внутри страны вам часто придется набирать ”8”. Прочитайте инструкцию или узнайте у кого-то об особенностях именно вашего факсимильного аппарата.
  • Убедитесь, что вы используете именно номер факса, а не телефона человека, с которым хотите связаться. Часто эти номера на визитке печатают рядом и их очень просто перепутать, посмотрев не на ту строчку.

Определите метод подачи бумаги. Нужно проконтролировать, что вы правильной стороной вставили в факс лист с материалами, которые необходимо отправить. Отсканировать содержимое документа возможно только при расположении бумаги определенным образом, и вы отправите пустой факс, если вставите лист не той стороной. Перед отправкой факса убедитесь в правильном положении листа.

  • В разных факсимильных аппаратах способы подачи бумаги различаются. К счастью, на всех факсах есть отметки, указывающие правильное расположение бумаги. Около зоны подачи бумаги найдите символ в виде листа бумаги с подогнутым углом. Вы увидите, что одна из сторон этого листа чистая, а на другой присутствуют линии.
    • Если линии расположены на стороне с подогнутым углом, в таком случае бумага должна вставляться таким образом, чтобы пустая ее сторона была обращена к вам.
    • Если отогнутый угол пустой, в таком случае лист должен вставляться в факсимильный аппарат с обращенной к вам лицевой частью.

    Отправляйте факсом материалы правильного формата. Факсимильные аппараты предназначены для работы с листами стандартного размера. Если вы попытаетесь отправить документ нестандартного размера, вам не удастся это сделать Более того, это может привести к застреванию бумаги или даже к повреждению факсимильного аппарата. Если все-таки есть необходимость отправки документа нестандартного размера, следует снять подходящего размера копию при помощи ксерокса и отправлять уже ее, а не оригинал.

    • Самым распространенным форматом бумаги для факсов и принтеров является А4 и фирменный бланк.

    Отправка факса

    Используйте ваш факсимильный аппарат для отправки документа. После выполнения всех вышеописанных пунктов можно приступать к отправке факса. Теперь вставьте бумагу правильной стороной наберите нужный вам номер, после чего нажмите кнопку ”отправить”. Обычно это хорошо заметная и большая кнопка. Поздравляем! Вы отправили факс!

    • Вы заметите, как после нажатия кнопки отправки аппарат несколько раз пикнет и немного пожужжит. Это нормально. Таким образом факсы осуществляют связь друг с другом. Спустя пару минут после удачной отправки факса вы услышите четкий, подтверждающий это сигнал. Если же при отправке появились проблемы и факс не прошел, вы услышите характерный неприятный звук. Теперь вам придется проверить факсимильный аппарат для определения возникшей проблемы.

    Используйте интернет для отправки факса. Материалы с факса на факс также можно отправлять и с помощью интернета. Существует целый ряд предоставляющих помощь подобного рода компаний, услуги которых, в большинстве случаев, стоят денег. Это может оказаться мудрой инвестицией, но только при том условии, что вы редко отправляете факсы, и поэтому не хотите покупать для этих целей факсимильный аппарат или пользоваться услугами курьерских служб.

    • PamFax является отличным сервисом для факсимильной связи посредством Skype. Правда в таком случае вам придется немного заплатить.
    • HelloFax — это сервис, который очень хорошо интегрируется с Google Drive и позволяет легко отправлять факсом документы Google Docs. Вам предоставят возможность отправки некоторого количества факсов бесплатно в качестве тестовой услуги, однако в дальнейшем будет взиматься плата.

    Используйте электронную почту для отправки факса. В зависимости от номера получателя факса, у вас может оказаться возможность бесплатной отправки документа. Но здесь стоит учесть, что такая возможность касается ограниченного количества факсовых номеров и позволяет отправлять информацию в ограниченных объемах.

    • Всегда полностью вводите номер, включая код страны и региональный код.
    • Большинство факсимильных аппаратов поставляются с инструкцией. Изучите ее досконально, прежде чем приступите к действиям.

    Предупреждения

    • При отправке конфиденциальной информации следует учитывать тот факт, что ЛЮБОЙ сможет прочитать печатающийся на принимающей стороне факс. Перед отправкой дважды проверьте номер, и убедитесь в том, что именно получатель находится возле факса.

    Хотя сегодня большая часть документов отправляется посредством электронной почты, факс все еще пользуется популярностью. Часто у людей вопрос: как отправить факс, вызывает затруднение. Ничего сложного в отправлении бумаг посредством факса нет, данная процедура состоит из нескольких простых шагов, выполнить которые может любой.

    Отправка факса

    • В первую очередь, вы должны подготовить документ, который будете отправлять по факсу. Обычно нужную информацию распечатывают на листе А4, так как не все модели факсимильных аппаратов позволяют отправлять документы меньшего формата. В любом случае, листы формата А4 подходят. Если ваш аппарат поддерживает отправку документов различного размера, в нем должны быть регуляторы размера листа.
    • Важно, чтобы ваш документ был качественно напечатанным, иначе у адресата могут возникнуть проблемы с разбором информации на нем. Если по каким-либо причинам текст или изображения на листе размазаны, лучше распечатать документ еще раз.
    • После того, как вы подготовили к отправке документ, откройте лоток подачи документов в вашем факсе. Как правило он размещении на задней части аппарата. Документ нужно вставлять вниз лицевой стороной.
    • Если вам нужно отправить несколько листов, процедура их заправки будет зависеть от типа вашего аппарата. Определенные факсимильные аппараты поддерживают массовую отправку документов, поэтому в лоток аппарата можно вставлять несколько листов, обычно не более десяти. Встречаются также модели факсов, которые не поддерживают отправку нескольких листов, поэтому документы нужно загружать поочередно. После вставки документа в аппарат вы должны услышать одинарный сигнал, после которого произойдет захват документа.
    • Перед тем, как отправить через факс ваши документы, наберите на аппарате номер адресата и дождитесь, пока поднимут трубку. После этого нужно представиться и попросить собеседника принять факс. Обычно командой для отправления документа по факсу является «Стартуем», после чего и вы, и ваш адресат должны нажать кнопку «Старт» на аппарате. После этого будет запущена отправка факса, ни в коем случае не кладите трубку до ее завершения. Бывает такое, что у адресата стоит автоматический факс. В таком случае все гораздо проще: достаточно набрать номер, дождаться сигнала факса и нажать «Старт».
    • После завершения отправки документа нажмите на клавишу «Связь» и спросите, дошел ли факс и не размазана ли информация. Если документ пришел в плохом качестве, вам нужно еще раз отправить его.

    Где можно отправить факс

    Некоторые фирмы сегодня требуют отправления определенных документов через факсимильных аппарат. Что же делать, если у вас нет ни факса, ни доступа к нему?

    Отправить факс можно в почтовых отделениях. Там за определенную плату ваш документ отправят туда, куда нужно. Также вы можете обратиться за этой услугой в специализированные фирмы, которые занимаются отправкой факсов.

    Конечно, есть и более простые варианты: попросить отправить факс из офиса или обратиться за помощью к знакомым. Наверняка у вас есть знакомые, у которых на работе есть факсимильный аппарат.

    Если вам приходиться часто отправлять факс, вам стоит задуматься о покупке факсимильного аппарата. Тем не менее, не каждый человек хочет иметь дома еще один громоздкий аппарат, поэтому приходится задумываться о других путях решения проблемы.

    Не все знают, что отправлять факс можно также с помощью компьютера. Конечно, для этого он должен быть подключен к Интернету, иначе ничего не получится. Также у вас должен быть сканер для того, чтобы сделать скан-копию документа, предназначенного для отправки.

    Сегодня множество сайтов предлагают отправить факс через Интернет бесплатно. Иногда все же приходится оплачивать отправление документа, поэтому важно вначале ознакомиться с правилами работы сайта. На них обычно есть подробная инструкция, как отправить факс с компьютера, поскольку на разных сайтах эта процедура немного отличается.

    Конечно, к каждому факсу всегда есть инструкция. Только вот не во всех случаях она хранится. Поскольку принципы работы аппаратов всех фирм одинаковые, зная их, вы легко сможете разобраться в этом деле. Итак, как же отправить факс?

    • должность и Ф.И.О. адресата;
    • краткая информация о содержании письма, а также количество приложенных страниц;
    • Ф.И.О. и контактный номер телефона отправителя (на тот случай, если получающая сторона захочет отправить факс в ответ или связаться для уточнения данных).

    И помните, что передавать секретную или личную информацию можно лишь в том случае, если вы уверены – на другом конце провода тот человек, кому она адресована. Также нередки ситуации, когда машина адресата настроена на автоматический прием. Поэтому позвоните по личному номеру адресата и предупредите его о передаче документа.

    голоса
    Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector